סמוך לשעה 11:00 בבוקר, החלו להתקבל דיווחים על פריסת השריפות האזור ההולכת וגודלת, ובבית החולים כרמל התחילו להפעיל נוהל אירוע רב נפגעים, וצוותי חירום הוזעקו לחדר המיון. "זו הייתה שעתו היפה ביותר של בית החולים", אמר מנהל הכרמל ד"ר אבי גולדברג, "ללא ספק מדובר באחד האירועים הקשים והדרמטיים שחווינו, אך העזרה, המיומנות, החיבור לקהילה, ההתגייסות של עובדי בית החולים, נתנו לנו המון כוח להמשיך ולפעול".
ד"ר סלים חלבי מנהל המלר"ד, החל תוך שניות לארגן את צוותי המיון, המון רופאים ואחיות הגיעו מיוזמתם האישית מתוך כוונה לעזור ולתרום. יחידת הפלסטיקה קיבלה הכנה לקליטת נפגעים עם כוויות, טיפול נמרץ נשימתי גם קיבל הכנה ראויה, בנוסף גם טיפלו במיטות מונשמים, ניתוחים לא דחופים נעצרו, והחלו ההכנות לקבלת עשרות נפגעים.
נפגעי השריפה החלו להגיע מכל האזור שסובב את בית החולים, הצוות המקצועי החל כולו לטפל בנפגעים. האש נראתה רק למרחוק עד לאותה העת, אך במהירות בזק החלה להתקרב ממש סמוך לבית החולים. "להבות ענקיות החלו לעלות מכיוון מגרש החניה של בית החולים, וממש נגעו במכוניות, הרגשתי שכל רגע הן מאיימות לשרוף את כל בית החולים", כך מספרת סיגל זומר המנהלת האדמניסטרטיבית של בית החולים. מאות עובדים, רופאים, אחיות, ו450 חולים היו נתונים בסכנה של שריפה מוחשית בכל רגע.
באותן שניות, כל עובדי התחזוקה והלוגיסטיקה בבית החולים, רצו החוצה למתוח קווי מים וציוד כיבוי אש, ובגופם ממש עצרו את האש שאיימה להבעיר את הכרמל. ירון עובד מחלקת לוגיסטיקה מספר: "הרגשתי שאני נלחם על הבית שלי, מכבי האש עדיין לא הגיעו, והיינו חייבים לעשות משהו שיעצור את האש". שהלבות הגיעו ממש מסביב ביה"ח, והסכנה עמדה בפתח, ניתנה ההוראה ממשרד הבריאות והאגף לשעת חירום להיערך לפינוי בית החולים.
"זהו תרחיש אימים לכל בית חולים בישראל, בשום מצב ובשום מלחמה, לא פונה שום בית חולים כללי עד היום. זהו מצב מורכב מאוד, מההתארגנות עד לביצוע עצמו. כמעט הגענו לשלב הזה בשבוע שעבר, נעשו כבר מיפוי מקומות פינוי, ספירת חולים מונשמים וספירת פגים, ועוד היערכויות מורכבות מאוד. אחרי שעות של חרדה והתחלה של התארגנות לפינוי, לשמחתנו הרבה הושגה שליטה על האש, והוחלט שאין צורך בפינוי". כך מספר מנהל הכרמל ד"ר אבי גולדברג.
מגן הילדים הסמוך, החלו ילדי הגן לרוץ אל תוך שטח בית החולים, בדיוק שכל האזור התמלא אש ועשן. "הזרם הבלתי מובן של ילדים, תינוקות והורים כאחד שרצו פנימה והתיישבו ברחבת הכניסה של ביה"ח, היה מחזה לא נשכח", מספרת הדס בן שלמה מנהלת השירות הסוציאלי, "הבנתי שהם לא חולים או נפגעים, אלא מדובר בילדים ותושבים מבוהלים ומפוחדים שחיפשו מחסה ומקלט בתוך בית החולים". אולם האודיטוריום נהפך למרכז קליטה גדול, הצוות המקצועי והמסור שכלל רופאים, אחיות, עובדים סוציאלים, וכל מי שהיה פנוי באותן דקות, פשוט היה שם ותרם את עצמו לעזור לתושבים המבוהלים. אוכל ושתייה חולקו לכולם, מזרונים לתינוקות, צעצועים ומשחקים הורדו ממחלקת ילדים, צוות ריפוי בעיסוק, רופאים ועובדות סוציאליות האכילו את הקשישים, והוקרן סרט במסך האודיטוריום לטובת הילדים. אחת מהאימהות התרגשה מקבלת הפנים והעזרה האמתית שמצאו ילדי גן הילדים בתוך בית החולים ומהצוות הנפלא והמסור, וכתבה בעמוד הפייסבוק שלה: "בית החולים כרמל נתן מחסה לנו ולילדנו, ונהפך לחומת מגן של ממש בעבורנו. אין לי מילים להודות לכל הצוות שעשו זאת, זו הייתה קבלה והצלה אמתית לכולנו".
מנהל בית החולים ד"ר אבי גולברג סיכם את האירוע: "אכן, אלו היו שעות קשות לבית החולים כרמל, אך ההתגייסות המרשימה של כל עובדי בית החולים, התפקוד המעולה של כולם, העזרה לקהילה והסיוע של כולם, מעודדים אותנו מאוד. אנו שואבים המון כוח מהאירוע האחרון".